Institusi pendidikan dipaksa untuk berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit, memberi tekanan ekstra pada karyawan. Tanpa disadari, sekolah seringkali memiliki proses yang menciptakan lebih banyak pekerjaan, terutama di kantor bisnis. Untungnya, otomatisasi hutang piutang (AP) dapat menghilangkan kepenatan dari beban kerja manual yang luar biasa dan memberi staf AP lebih banyak waktu untuk fokus pada sesuatu yang jauh lebih penting: para siswa.
Tantangan di kantor bisnis:
Tanpa bantuan otomatisasi, spesialis AP menghabiskan beberapa jam setiap hari untuk tugas yang membosankan dan berulang seperti memasukkan data faktur, mendorong kertas, memperbaiki kesalahan ketik, mencari informasi, dan menanggapi panggilan dan email dari pemasok dan pemangku kepentingan tentang status faktur dan pembayaran. Sementara itu, pejabat bisnis sekolah juga menangani tanggung jawab tambahan yang memengaruhi hasil institusi dan siswa mereka.
Banyak departemen AP masih menggunakan proses AP berbasis kertas secara manual, menghasilkan alokasi waktu yang sangat besar selama minggu kerja biasa. Anda mungkin terkejut mengetahui bahwa sebanyak 17 jam per minggu – yang setara dengan 42 persen dari beban kerja karyawan penuh waktu – dihabiskan untuk pengeluaran non-gaji.
Sayangnya, proses kuno seperti di atas menyebabkan kelelahan ekstrim dalam pendidikan staf AP. Akibatnya, departemen back-office tidak dapat berkembang dan mengalami tingkat perputaran yang tinggi, inefisiensi, keterlambatan pembayaran, peningkatan risiko penipuan, dan hubungan yang tegang dengan vendor.
Di sebuah Survei Juli 2022 terhadap 226 Chief Financial Officer (CFO) yang dilakukan oleh Gartner, Inc., akselerasi digital adalah prioritas pembelanjaan tertinggi untuk CFO selama 12 bulan ke depan dan sebagian besar dari mereka berencana untuk melindungi investasi digital mereka karena mereka memangkas biaya di bagian lain dalam bisnis. Faktanya, 98 persen responden mengatakan mereka akan melindungi investasi digital dan dari mereka, 66 persen menyatakan mereka berencana untuk meningkatkan investasi mereka di kategori tersebut. Di antara prioritas teknologi, CFO secara khusus memprioritaskan otomatisasi back-office sebagai kunci untuk menurunkan biaya dalam menghadapi inflasi yang sedang berlangsung.
Berikut adalah 7 faktor yang menyebabkan kejenuhan di departemen keuangan pendidikan–dan 7 alasan otomatisasi AP adalah penawarnya:
1. Proses kuno dan solusi manual:
Proses yang ketinggalan zaman membuat tim keuangan menjadi kurang efisien dan aman. Menurut Laporan Respons Insiden Keamanan Data BakerHostetler 2021, sektor pendidikan merupakan industri dengan target tertinggi untuk penipuan pembayaran. Selain itu, FBI memperkirakan serangan ransomware akan menjadi ancaman yang lebih besar bagi industri, menurut a artikel berita diterbitkan September lalu.
Otomasi faktur dan pembayaran yang disederhanakan menghemat ribuan jam kerja departemen keuangan setiap tahunnya dengan menghilangkan tugas-tugas manual yang membosankan dan meningkatkan efisiensi. Secara bersamaan, pengguna mendapat manfaat dari peningkatan keamanan karena penyedia terbaik di kelasnya memiliki tim keamanan internal yang membantu mereka mengurangi risiko penipuan. Ini berarti bahwa pengguna menghemat 80 persen waktu mereka untuk pemrosesan faktur dan pembayaran sekaligus mendapatkan manfaat dari perlindungan lebih terhadap upaya penipuan.
2. Membuang waktu staf untuk menyortir dan menangani faktur kertas secara manual:
Departemen AP pendidikan rata-rata memproses antara 6.000 hingga 20.000 faktur per tahun, yang dapat melelahkan bagi tim keuangan yang hanya memiliki 1-2 karyawan.
Otomatisasi faktur menghilangkan entri data manual dan membuat persetujuan faktur lebih cepat, memungkinkan Anda memanfaatkan diskon pembayaran awal. Selain itu, dengan penerapan otomatisasi faktur, pengguna dapat memproses faktur 5 kali lebih cepat daripada pemrosesan manual.
3. Kurangnya perangkat lunak modern:
Jika Anda mengalami perputaran yang berat, kekurangan staf, atau kelelahan staf, kurangnya perangkat lunak otomasi mungkin menjadi alasannya.
Otomasi meniadakan tugas manual dan berulang seperti memotong cek dan memasukkan amplop yang membuat staf AP kewalahan. Dengan dihilangkannya hal ini, staf dapat fokus pada lebih banyak kegiatan dan proyek yang dihadapi siswa sambil mencari cara baru untuk menjalankan sekolah mereka secara lebih strategis dan menguntungkan. Otomasi juga memungkinkan departemen AP untuk menskalakan operasi mereka secara efisien tanpa perlu merekrut dan melatih staf tambahan. Karyawan juga mendapat manfaat dari peningkatan karir.
