Alat Manajemen Proyek Gratis Terbaik Adalah…

Saat memutuskan alat manajemen proyek gratis, banyak organisasi (dan bahkan individu yang giat) dihadapkan pada pilihan yang sama: Trello vs. Asana. Ini adalah dua nama terbesar di luar sana, dan keduanya memberi Anda banyak kekuatan manajemen proyek tanpa menguras rekening bank Anda.

Memutuskan antara keduanya bisa jadi sulit. Jadi kami akan membantu dengan menguraikan dasar-dasar masing-masing dan membandingkan apa yang Anda dapatkan dalam paket gratis. Pada akhirnya, Anda akan melihat apakah Trello atau Asana lebih baik untuk bisnis atau proyek Anda.

Trello: Manajemen Proyek Kanban Berbasis Kartu Sederhana

Kami akan mulai dengan Trello. Jika Anda tidak terbiasa dengan manajemen proyek Kanban, Anda mungkin sedikit bingung tentang cara kerjanya. Tapi ide di balik itu relatif sederhana. Berikut prosesnya:

1. Anda menetapkan kolom, kategori, atau langkah-langkah untuk alur kerja Anda.
2. Anda menulis tugas di kartu dan memasukkannya ke dalam kolom.
3. Anggota tim mengerjakan kartu-kartu itu dan memindahkannya melalui kolom.

Versi asli Kanban menggunakan Post-Its dan papan tulis. Namun hari ini, kami menggunakan alat digital untuk mencapai hal yang sama. Metode visual manajemen proyek ini membantu Anda dengan cepat melihat di mana tugas berada, siapa yang mengerjakannya, dan ke mana tugas selanjutnya.

Ini bagus untuk alur kerja linier yang selalu (atau hampir selalu) mengikuti proses yang sama. Membuat kalender editorial di Trello, misalnya, sudah biasa.

Ide bergerak dari kiri ke kanan, melewati setiap langkah yang diperlukan dalam proses. Tentu saja, Anda juga dapat memindahkan kartu bolak-balik jika perlu, misalnya, jika artikel perlu direvisi atau diperbarui atau jika artikel yang sudah disiapkan perlu ditunda sementara tanggal embargo semakin dekat.

Ini Papan sampel Trello yang menunjukkan bagaimana tampilan kalender editorial:

Sekelompok kolom disebut papan. Anda dapat memiliki papan sebanyak yang Anda inginkan. Setiap dewan dapat mewakili tim, divisi organisasi Anda, proyek, kategori tugas, atau apa pun yang menurut Anda akan menjadi penggambaran yang berguna.

Setiap kartu dapat berisi berbagai macam informasi. Berikut beberapa opsinya:

• Keterangan
• Pengguna yang ditugaskan
• Tag berkode warna
• Batas waktu
• Daftar tugas (dengan kotak centang)
• Lampiran
• Pesan
• Perbarui pemberitahuan

Ada juga opsi untuk menambahkan bidang khusus. Jadi, jika ada lebih banyak bagian khusus proyek yang perlu Anda pantau, Anda tidak perlu bergantung sepenuhnya pada bidang pra-hasil yang ditawarkan Trello.

Anda dapat menggunakan papan Trello untuk Anda sendiri membantu Anda berhenti melupakan hal-hal di tempat kerja. Namun, kekuatan platform benar-benar meningkat saat Anda mengundang anggota tim lain untuk bekerja di papan bersama Anda.

Pengguna dapat berbicara tentang kartu dengan meninggalkan komentar. Anda juga dapat memanggil anggota tim secara khusus agar mereka mendapat notifikasi untuk pembaruan kartu penting. Percakapan tersebut direkam pada kartu, yang dapat dirujuk nanti. Hal ini menjadikan kartu Trello sarana yang sangat baik untuk berkomunikasi tentang tugas tertentu tanpa mengacaukan kotak masuk atau klien pesan instan.

Mengelola Tim Anda Dengan Trello

Tentu saja, alat manajemen proyek yang baik tidak hanya memberikan tugas. Ini juga memungkinkan Anda mengelola tim Anda dan memastikan setiap orang memiliki akses ke hal-hal yang mereka butuhkan.

Menugaskan anggota tim ke kartu hanyalah permulaan. Anda juga dapat membuat papan Anda hanya dapat dilihat oleh grup tertentu, memberikan tingkat izin yang berbeda kepada orang-orang, dan mengubah izin komentar pada masing-masing kartu.

Trello memudahkan anggota tim Anda menemukan kartu yang membutuhkan perhatian mereka. Mereka dapat memfilter berdasarkan tanggal jatuh tempo, hanya melihat kartu yang ditugaskan kepada mereka, atau melihat kartu dengan tag tertentu. Ini juga mudah untuk mencari kartu.

Menghidupkan Trello Dengan Integrasi

Sifat visual Trello dan alur kerja drag-and-drop yang mudah menjadikannya alat yang ampuh. Namun saat Anda menggabungkannya dengan layanan lain, Anda mendapatkan sistem manajemen proyek yang sangat menonjol. Trello menyebut integrasi ini “Power-Ups”.

Anda selalu dapat melampirkan file dari aplikasi penyimpanan cloud Anda, tetapi daya Dropbox memungkinkan Anda melihat pratinjau dokumen Anda dan memperbaruinya secara otomatis. Power-up Evernote memungkinkan Anda melampirkan catatan, artinya Anda dapat menggabungkan manajemen proyek Evernote Anda dengan Trello. GitHub memungkinkan Anda melampirkan cabang, melakukan, menerbitkan, dan menarik permintaan ke kartu.

Anda dapat melacak waktu Anda, menambahkan tautan ke ruang obrolan video khusus, berintegrasi dengan Slack (yang merupakan alat kolaborasi hebat), melihat kartu Trello Anda di bagan Gantt, dan banyak lagi. Lusinan layanan utama terintegrasi dengan Trello. Jika Anda sudah menggunakan suatu alat, ada baiknya memeriksa apakah alat itu dapat berinteraksi dengan Trello.

Apa yang Anda Dapatkan Gratis Dengan Trello

Paket gratis Trello memberi Anda papan, daftar, kartu, anggota, daftar periksa, dan lampiran tanpa batas. Namun, lampiran tersebut masing-masing hanya dapat berukuran hingga 10 MB. Anda juga mendapatkan satu power-up per papan.

Jika Anda meningkatkan ke paket premium, dengan biaya $10 per pengguna per bulan, Anda mendapatkan power-up tak terbatas, koleksi papan, latar belakang papan kustom, dan dukungan pelanggan prioritas. Ada juga opsi “Standar” yang lebih murah untuk tim kecil dan paket “Perusahaan” yang lebih kuat untuk seluruh organisasi. Anda dapat melihat perincian lengkap fitur di Trello halaman harga.

Anda dapat menggunakan Trello sepenuhnya di dalam browser atau sebagai aplikasi, jadi apakah Anda menggunakan PC Windows, Mac, komputer Linux, atau Chromebook, Anda dapat mengelola proyek dengan mudah.

Unduh: Trello untuk iOS | Android | Mac | Windows (Gratis, langganan tersedia)

Asana: Keserbagunaan Dengan Kurva Pembelajaran

Salah satu keuntungan paling signifikan dari Trello adalah Anda dapat menyalakannya dan cukup mahir menggunakannya dengan sangat cepat. Asana membutuhkan waktu sedikit lebih lama untuk memahaminya, tetapi begitu Anda melakukannya, itu memberi Anda banyak kekuatan manajemen proyek.

Dalam debat Trello vs. Asana, satu hal penting tentang Asana memberikan keuntungan tersendiri: Anda dapat menyiapkan daftar tugas tradisional dan papan bergaya Kanban. Daftar tugas dasar seperti yang Anda harapkan dan menyertakan fitur yang akan Anda temukan di banyak aplikasi perangkat lunak manajemen tugas terbaik.

Anda mendapatkan sub-tugas, tanggal jatuh tempo, deskripsi, dan komentar, dan kemampuan untuk menetapkan tugas ke proyek tertentu (yang berfungsi seperti papan di Trello). Di Asana versi premium, Anda juga dapat menandai dependensi tugas, yang berguna saat beberapa tugas bergantung pada tugas lainnya.

Tampilan papan Kanban di Asana sangat mirip dengan Trello:

Sekali lagi, Anda memiliki kolom dengan kartu. Anda kemudian dapat menetapkan dan menambahkan subtugas, tanggal jatuh tempo, dan informasi lainnya ke setiap kartu. Mereka juga dapat ditandai dengan tag berkode warna. Sub-tugas yang ditetapkan dalam kartu juga muncul di tampilan tugas pengguna.

Kemampuan untuk beralih bolak-balik antara dua tampilan berbeda ini bagus untuk tim besar yang memiliki jenis proyek berbeda. Dengan Asana, Anda dapat menyiapkan kalender editorial Kanban dan kemudian membuat daftar tugas yang sama sekali berbeda untuk proyek lain, seperti pengoptimalan mesin telusur atau meninjau artikel lama.

Dan seperti Trello, Anda dapat memiliki banyak proyek, yang bagus untuk menjaga agar anggota tim tidak kewalahan.

Asana juga memiliki fungsi pelaporan yang baik: Anda dapat membuat beberapa dasbor yang menunjukkan status berbagai proyek untuk diri sendiri atau anggota tim Anda. Secara teknis, Anda juga dapat melakukan ini dengan Trello, dengan menggunakan papan yang berbeda, tetapi fungsinya jauh lebih mudah dinavigasi di Asana.

Mengelola Tim Anda Dengan Asana

Fitur manajemen tim Asana mirip dengan Trello. Anda dapat membuat proyek tertentu terlihat oleh anggota tertentu, mencegah anggota melihat percakapan tim, dan menyesuaikan izin tertentu.

Membuat tugas dan kartu yang Anda berikan kepada anggota tim akan membantu Anda menggunakan Asana secara efektif dan secara signifikan mengurangi kekacauan email. Tab Tugas Saya juga memudahkan semua orang untuk melihat apa yang ditugaskan kepada mereka. Dan, tentu saja, memberikan komentar pada tugas membuat komunikasi mudah dikelola dan dirujuk.

Menghidupkan Asana Dengan Integrasi

Asana terintegrasi dengan banyak layanan yang sama seperti yang dilakukan Trello. Anda dapat melampirkan file langsung dari penyimpanan cloud, tugas dan kartu email, melacak waktu Anda, dan lainnya. Anda bahkan dapat mengintegrasikan Asana dengan banyak pesaingnya, termasuk JIRA dan Pivotal Tracker. Banyak aplikasi layanan pelanggan juga berfungsi dengan Asana, memudahkan pembuatan tugas saat pelanggan atau klien mengajukan permintaan.

Ada banyak integrasi dengan aplikasi yang secara tradisional terkait dengan pengembangan, seperti GitHub, Slack, Microsoft Teams, dan sebagian besar browser, penyedia email, penyedia penyimpanan cloud, dll. Hal ini menjadikan Asana pilihan yang baik untuk organisasi yang sudah menggunakan berbagai alat untuk pelacakan pengembangan. Lihat asana halaman integrasi aplikasi untuk melihat apa lagi yang dapat Anda lakukan dengan aplikasi lain.

Apa yang Anda Dapatkan Gratis Dengan Asana

Versi gratis Asana memberi Anda tugas, proyek, dan percakapan tanpa batas. Namun, Anda hanya dapat memiliki hingga 15 anggota. Anda juga akan mendapatkan akses ke dasbor dan penelusuran dasar.

Versi premium, dengan harga $10,99 per pengguna per bulan, memberi Anda anggota tanpa batas, dasbor khusus, kemampuan pencarian lanjutan, ketergantungan tugas, bidang khusus, tim pribadi, dan dukungan prioritas. Ada juga paket Bisnis $24,99 dengan opsi pelaporan dan pengelolaan yang lebih canggih. Dapatkan info lengkapnya dari asana halaman harga.

Seperti Trello, Asana tersedia di browser atau sebagai aplikasi.

Unduh: Asana untuk iOS | Android | Mac | Windows (32-bit) | Windows (64-bit) (Gratis, langganan tersedia)

Mana yang lebih baik? Trello atau Asana?

Sebelum kami membagikan rekomendasi kami, mari kita lihat sekilas fitur keduanya:

Sementara organisasi yang berbeda memiliki kebutuhan yang berbeda, keserbagunaan Asana menjadikannya pilihan yang bagus untuk hampir semua orang. Kemampuan untuk melacak tugas dalam tampilan daftar tugas tradisional atau di papan Kanban memberikan tingkat keserbagunaan yang tidak dimiliki Trello.

Tentu saja, keserbagunaan itu hadir dengan kurva belajar yang lebih curam. Antarmuka Asana, karena kebutuhan, lebih kompleks daripada Trello. Jika Anda tidak berpengalaman dengan aplikasi tersebut, menemukan apa yang Anda cari bisa memakan waktu lebih lama.

Trello, bagaimanapun, bagus ketika yang Anda butuhkan hanyalah repositori pusat untuk tugas dan sistem untuk mengomunikasikannya. Mudah dipelajari dan digunakan, dan banyak orang setidaknya sudah terbiasa dengannya. Ini juga fantastis sebagai alat manajemen kehidupan pribadi. Bahkan, Anda bisa menggunakan Trello untuk apa saja.

Trello vs Asana: Pilihan Terserah Anda

Pada akhirnya, baik Trello maupun Asana adalah alat yang fantastis. Yang Anda gunakan untuk organisasi Anda kemungkinan besar akan sampai ke detailnya. Apakah format daftar tugas dan papan Kanban Asana menarik bagi Anda? Atau apakah Anda ingin menjaga hal-hal sederhana? Apakah Anda ingin mengelola tim besar tanpa membayar biaya bulanan? Apakah pengguna Anda cepat belajar? Atau apakah mereka akan mendapat manfaat dari alat dengan kurva belajar yang lebih mudah?

Anda harus mempertimbangkan semua pertanyaan ini saat memutuskan Trello atau Asana. Tetapi ada dua hal yang harus menenangkan pikiran Anda jika Anda kesulitan membuat keputusan ini. Pertama, keduanya adalah aplikasi hebat dan akan membantu Anda mengelola tim. Jika saat ini Anda tidak menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, salah satu aplikasi akan membuat perbedaan besar.

Dan kedua, Anda bisa menggunakan Trello dan Asana secara bersamaan. Mereka berintegrasi, sehingga Anda dapat mentransfer data di antara keduanya, menyinkronkan tugas dan kartu Anda, dan menggunakan keduanya. Atau gunakan Migrator.xyz untuk memindahkan data dari satu ke yang lain ketika Anda ingin beralih. Anda tidak terkunci selamanya.

Coba Satu Atau Keduanya!

Karena kedua aplikasi ini gratis, Anda tidak dikenakan biaya untuk mencoba keduanya. Anda dapat memulai dengan Trello dan melihat apakah itu cukup untuk kebutuhan Anda. Jika menurut Anda terlalu sederhana, Anda dapat dengan mudah beralih ke Asana dengan alat migrasi yang disebutkan sebelumnya. Dengan melakukannya, Anda akan mendapatkan pengalaman langsung tentang apa yang ingin digunakan oleh kedua aplikasi manajemen proyek tersebut.

Dan setelah mengetahui perbedaan antara Trello dan Asana, Anda dapat membuat keputusan akhir dan berkomitmen untuk berlangganan. Jadi, pilih satu, coba, dan mulailah mengelola proyek dengan lebih efisien.