June 9, 2023


Saat Anda merangkul lingkungan kerja virtual dan proses digital saat ini, penting untuk mempertimbangkan cara terbaik untuk mengelola dokumentasi tempat kerja Anda. Strategi dokumentasi digital yang efektif sangat penting untuk mempertahankan tenaga kerja yang kohesif. Ini menjadi lebih relevan ketika Anda memiliki tim yang tersebar secara geografis, seperti yang sering terjadi pada tenaga kerja jarak jauh.


Orang-orang Anda tidak dapat lagi mengandalkan lemari arsip dan dokumentasi berbasis kertas untuk mengakses dan melacak informasi tempat kerja. Artikel ini akan membahas praktik dan alat terbaik untuk dokumentasi digital yang efektif di tempat kerja jarak jauh Anda.


1. Tulis Secara Ringkas

Seseorang menulis di komputer

Pembaca menghargai tulisan yang ringkas, terlebih lagi di tempat kerja terpencil di mana orang tidak bisa datang begitu saja untuk meminta klarifikasi. Artinya, sangat penting untuk mengatur pemikiran Anda dengan benar dan sejelas mungkin dalam dokumentasi Anda. Saat menulis dokumen tempat kerja, hindari frasa yang berlebihan, kalimat yang panjang, dan jargon yang tidak perlu.

Gunakan daftar berpoin untuk menyorot informasi utama dan memisahkan potongan teks yang besar ke dalam paragraf. Ini sangat membantu ketika Anda ingin mengomunikasikan informasi dalam jumlah besar, karena memecah teks menjadi potongan-potongan yang dapat dicerna dan membuatnya lebih mudah untuk dipindai. Selain itu, Anda juga ingin menggunakan kata-kata yang akan dipahami semua orang di tempat kerja Anda, terlepas dari keahlian teknisnya. Terakhir, selalu edit sendiri pekerjaan Anda untuk meningkatkan tulisan Anda sebelum mengirimkannya; sepasang mata ekstra juga dapat membantu menangkap kesalahan apa pun.

2. Simpan Dokumen Digital di Lokasi Terpusat

Akses mudah ke dokumen tempat kerja sangat penting untuk tenaga kerja jarak jauh. Tidak ada yang mau membuang waktu mencari melalui pesan Slack atau email lama untuk menemukan informasi penting. Kamu bisa menyiapkan wiki internal atau gunakan perangkat lunak basis pengetahuan untuk mengatasi tantangan ini. Wiki internal menyediakan tempat penyimpanan yang terpusat dan dapat dicari untuk semua dokumentasi tempat kerja Anda, termasuk kebijakan perusahaan, catatan rapat, tutorial cara kerja, dan dokumen orientasi, untuk beberapa nama.

Alat wiki internal seperti Tettra memungkinkan Anda membuat, mengedit, dan menyimpan dokumen di satu tempat dan membaginya dengan tim Anda hanya dengan beberapa klik. Alternatifnya, jika organisasi Anda terus-menerus berinteraksi dengan pelanggan—dan Anda ingin menyimpan dokumentasi internal dan eksternal di tempat yang sama—a alat basis pengetahuan Suka Dokumen360 mungkin solusi yang lebih baik. Basis pengetahuan pada dasarnya adalah perpustakaan online dari dokumen internal dan sumber dukungan pelanggan seperti FAQ, panduan pengguna, dan informasi produk.

3. Terapkan Kebijakan Kontrol Akses

Seorang wanita dan tanda akses terbatas

Meskipun memiliki tempat penyimpanan terpusat untuk dokumen tempat kerja sangat penting, Anda juga ingin mengelola siapa yang dapat mengakses dan membuat perubahan dokumen. Anda mungkin memiliki dokumen tertentu yang hanya relevan dengan departemen tertentu, atau file sensitif yang hanya dapat diakses oleh administrator. Ini membantu Anda menjaga keamanan dokumen dan mencegah perubahan yang tidak disengaja atau tidak sah. Jadi, saat memilih alat dokumentasi tempat kerja Anda, pilih salah satu yang mendukung fitur ini dan sesuaikan pengaturan kontrol akses agar sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.

Misalnya, Document360 menyediakan banyak akun yang memungkinkan Anda menentukan tingkat akses yang dimiliki setiap pengguna ke dokumentasi Anda. Tettra juga menyertakan sistem izin yang memungkinkan Anda mengontrol siapa yang dapat mengedit, melihat, atau menerbitkan dokumen tertentu.

4. Amati Praktik Terbaik Keamanan Online

Menegakkan kebijakan kontrol akses memang membantu, tetapi tidak cukup untuk melindungi dokumen tempat kerja Anda dari ancaman keamanan. Karena semakin banyak bisnis bergerak online, kejahatan dunia maya meningkat, jadi Anda perlu melakukan tindakan pencegahan ekstra untuk memastikan dokumentasi digital Anda aman dari peretas.

Untuk membuat strategi dokumentasi digital yang efektif dengan mempertimbangkan keamanan, Anda ingin menghindari hal umum kesalahan keamanan kerja jarak jauh seperti menggunakan perangkat pribadi untuk tugas kerja, berbagi kata sandi, dan lalai menginstal pembaruan keamanan. Selain itu, selain membuat kata sandi yang kuat, Anda ingin memastikan bahwa Anda mengubahnya secara teratur untuk mengurangi risiko diretas. Selain itu, Anda juga dapat mengenkripsi dokumen tempat kerja Anda untuk menambahkan lapisan perlindungan ekstra. Dan terakhir, jangan lupa untuk menggunakan VPN agar data Anda tetap aman dan terlindungi, terutama saat bekerja di Wi-Fi publik.

5. Simpan Cadangan

MacBook dan hard drive

Terlepas dari upaya terbaik Anda, selalu ada kemungkinan dokumen tempat kerja Anda hilang atau rusak. Saat menggunakan alat basis pengetahuan sebagai solusi penyimpanan utama Anda membantu mengurangi risiko kehilangan data, Anda tetap ingin menyimpan cadangan jika terjadi kesalahan. Itu karena solusi ini juga dapat mengalami masalah teknis di luar kendali Anda, yang setidaknya berarti Anda tidak akan memiliki akses ke dokumen Anda selama periode tersebut.

Agar aman, Anda dapat mempertimbangkan solusi cadangan tambahan seperti Google Drive dan perangkat penyimpanan lokal. Tentu saja, Anda tidak ingin melacak banyak salinan dari dokumen yang sama, jadi buat strategi pencadangan yang jelas sebelum menggunakan alat dokumentasi tempat kerja apa pun. Dengan cara ini, Anda dapat yakin bahwa dokumen Anda selalu tersedia saat Anda membutuhkannya.

6. Digitalkan Dokumen Kertas Anda

Jika Anda masih mengandalkan dokumentasi berbasis kertas, sekarang saatnya beralih ke salinan digital atau, paling tidak, membuat salinan digital. Hal ini tidak hanya mempermudah pengelolaan file dalam jumlah besar, tetapi juga meningkatkan aksesibilitas, kolaborasi, dan keamanan.

Anda dapat menggunakan pemindai untuk mendigitalkan dokumen kertas Anda. Setelah Anda memiliki salinan digital dokumen Anda, Anda kemudian dapat mengunggahnya ke alat dokumentasi tempat kerja pilihan Anda untuk memudahkan akses dan kolaborasi.

7. Gunakan Pengindeksan yang Jelas untuk Identifikasi Cepat

Seorang pria menelusuri Google di komputernya

Jika Anda memiliki banyak dokumen, akan sulit untuk melacaknya. Itu sebabnya menggunakan sistem pengindeksan yang jelas untuk dokumen tempat kerja Anda sangat penting. Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah menemukan file yang Anda butuhkan—saat Anda membutuhkannya. Ada beberapa cara berbeda untuk mengindeks dokumen Anda; misalnya, Anda dapat memulai dengan mengelompokkannya menurut jenis, tanggal, atau proyek. Ini akan memudahkan untuk menemukan dokumen tertentu saat Anda membutuhkannya.

Pilihan lainnya adalah menggunakan kata kunci untuk mengindeks dokumen tempat kerja Anda. Ini bisa sangat membantu jika Anda memiliki banyak file dan harus dapat mencarinya dengan cepat. Sistem pengindeksan apa pun yang Anda gunakan, pastikan konsisten dan mudah dipahami.

Tim Jarak Jauh Anda Membutuhkan Strategi Dokumentasi Cerdas

Dokumentasi tempat kerja jarak jauh sangat penting untuk kelancaran organisasi Anda. Dengan membuat strategi dokumentasi digital yang efektif, Anda dapat memastikan bahwa tim Anda dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan dengan cepat dan tetap produktif.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *