Bayangkan Anda harus mengirim email penting ke atasan, klien, atau bahkan teman. Anda mengetik surat yang sempurna dan tekan kirim, percaya bahwa Anda akan mendapat tanggapan sebelum batas waktu. Apa yang akan Anda lakukan jika email gagal terkirim beberapa menit sebelum tenggat waktu Anda?
Situasi di atas menggambarkan kekacauan email yang terpental. Artikel ini akan membahas apa itu email bouncing, jenis email bouncing, penyebabnya, dan cara mengatasinya.
Apa Itu Email Terpental?
Ketika kamu Kirim Sebuah email yang tidak terkirim, itu disebut email bouncing. Biasanya, ada pesan pentalan email untuk memberi tahu Anda. Dalam kebanyakan kasus, mereka juga memberi tahu Anda tentang penyebab email terpental.
Ada dua jenis bouncing email – bouncing lunak dan bouncing keras. Mari kita periksa apa artinya.
Pantulan Lembut
Pentalan lunak adalah email yang tidak terkirim karena penyebab sementara. Penyebab soft bounce adalah kotak surat yang terisi, kotak surat yang tidak aktif, server yang mengalami downtime, dan pesan email yang terlalu besar.
Jenis pantulan ini kurang serius jika dibandingkan dengan pantulan keras. Seringkali, mereka tidak memerlukan tindakan apa pun dari Anda untuk diselesaikan. Mereka secara otomatis memilah sendiri setelah masalah yang menyebabkannya telah diselesaikan.
Pantulan Keras
Ketika email gagal terkirim secara permanen, itu diklasifikasikan sebagai hard bouncing. Penyebab hard bouncing termasuk alamat email yang salah eja, ID email yang tidak ada, dan server yang mogok. Anggap saja sebagai situasi “tidak datar” atau “penolakan langsung”; email Anda tidak masuk, dan tidak akan pernah.
Kemungkinan Alasan Email Bisa Terpental
Langkah pertama untuk mengatasi email terpental adalah mengetahui penyebabnya. Berikut adalah beberapa kemungkinan alasan email dapat terpental:
1. Alamat Email Salah Eja atau Tidak Ada
Beberapa email terpental ditandai “alamat email tidak ada”; ini menunjukkan bahwa alamat email tidak ada. Seringkali, ini dapat dikaitkan dengan kesalahan ejaan dalam ID email, atau email mungkin telah dihapus jika itu milik anggota staf yang mengundurkan diri dari organisasi.
Mungkin juga alamat emailnya palsu, atau email yang dibuat secara acak yang dibuat oleh orang-orang untuk menjelaskan email asli mereka. Dalam kasus ini, Anda tidak akan dapat mengirim email ke alamat tersebut.
2. Masalah Server
Beberapa email terpental mungkin ditandai “tidak terkirim”; ini dapat dilacak ke server email dari alamat email penerima. Biasanya, server kelebihan beban atau tidak tersedia karena pemeliharaan. Jika Anda menerima pemberitahuan ini berulang kali, server email mungkin telah dimatikan.
3. Kotak Surat Penuh
Email berfungsi dengan penyimpanan; cara yang sama Anda tidak dapat mengunduh aplikasi baru dari toko aplikasi Anda ketika penyimpanan Anda rendah adalah cara yang sama bahwa penerima Anda tidak akan menerima email Anda dengan kotak surat yang terisi.
Ini bukan masalah besar jika penerima secara aktif menggunakan surat mereka karena mereka pada akhirnya akan membersihkan kotak surat mereka untuk memberi ruang bagi yang baru.
4. Ukuran Email
Alasan lain email Anda mungkin terpental adalah ukurannya terlalu besar. Ini biasa terjadi ketika email memiliki lampiran. Misalnya, Gmail tidak mengirim email dengan lampiran yang lebih besar dari 25 MB. Sebagian besar penyedia email populer juga memiliki batasan yang sama.
5. Akun yang Diblokir
Jika penerima telah memblokir Anda untuk menghubungi mereka, semua email Anda ke alamat email tersebut akan terpental kembali, dan Anda akan menerima pemberitahuan tentang hal ini. Mereka mungkin juga memiliki filter spam tugas berat yang memblokir email yang mungkin tampak mencurigakan.
6. Liburan/Balasan Otomatis
Ketika orang pergi berlibur, mereka suka menjauh dari semua orang dan segalanya, memberikan akses hanya kepada sebagian kecil orang. Biasanya, mereka memiliki saluran atau email terpisah yang dapat dihubungi, sedangkan saluran kontak biasa dalam mode liburan.
Jika mereka tetap dalam mode itu, pesan Anda ke alamat email itu akan terpental berulang kali.
Cara Mengatasi Email Yang Terpental
Mungkin frustasi mengetahui bahwa email Anda terpental, terutama ketika kontennya sensitif terhadap waktu atau penting. Untungnya, Anda tidak perlu melipat tangan dan melihat saat ini terjadi. Berikut adalah empat cara untuk mengatasi dan mungkin mencegah email terpental:
1. Gandakan/Periksa ID Email
Salah satu alasan paling umum untuk email terpental adalah ID email yang salah eja atau tidak ada. Ini adalah praktik yang baik untuk memeriksa ulang ID email penerima Anda sebelum menekan kirim. Ketika Anda yakin Anda memiliki alamat yang benar, secara otomatis menghilangkan ini sebagai penyebab email bouncing.
Juga tidak ada salahnya untuk mengonfirmasi bahwa Anda memiliki alamat yang benar dari pemiliknya saat Anda menerimanya.
2. Perbarui Informasi
Biasakan memperbarui informasi kontak Anda. Situasi individu sering berubah, dan kontak Anda mungkin kehilangan akses ke alamat email mereka atau menggantinya. Hubungi kontak Anda secara teratur untuk memastikan bahwa informasi yang Anda miliki adalah yang terbaru. Ini akan mengurangi jumlah bouncing email yang Anda temui.
3. Ikuti Aturan Surat
Sebelumnya, kami menyebutkan bahwa beberapa email gagal terkirim karena ukurannya sangat besar. Gmail membatasi ukuran lampiran Anda hingga 25Mb, dan penyedia email lainnya memiliki batasan serupa. Harap biasakan diri Anda dengan berbagai aturan yang memandu server email Anda.
Juga, perhatikan bahwa ada beberapa metode yang tersedia bagi Anda untuk email lampiran besar dengan mulus.
4. Format Email Anda
Yang ini melewatkan pikiran kita semua, tapi penting agar email Anda tidak ditulis seperti email spam. Semua server email memiliki filter spam yang mencegah penggunanya dibombardir dengan konten yang tidak berkaitan dengan mereka.
Anda dapat menggunakan sumber online seperti tester.com dan isnotspam.com untuk meninjau email Anda untuk konten spam.
5. Kirim Email Nanti
Dalam kasus downtime server penerima, Anda harus menunggu beberapa saat untuk mengirim ulang email, dan jika server telah dicadangkan, email Anda akan terkirim. Jika ini berlangsung lebih lama, Anda mungkin harus menghubungi dukungan kontak penyedia email penerima untuk memberi tahu mereka tentang situasi Anda.
Pentalan Email Anda Bukan Akhir Dunia
Meskipun email bouncing tidak selalu menjadi penyebab alarm, mereka masih bisa sangat mengganggu ketika Anda mengirim email penting, dan itu tidak terkirim. Bahkan mungkin membuat Anda khawatir tentang apakah penerima menerima pesan Anda atau tidak—tetapi jangan khawatir.
Anda dapat mengatasi situasi tanpa menyebabkan terlalu banyak kecemasan dengan perbaikan yang tercantum dalam artikel ini. Ada juga hal lain yang dapat Anda lakukan untuk melacak email.
